校屬各部門(mén)、各單位：

根據(jù)國(guó)家檔案法、高校檔案管理辦法、學(xué)校檔案工作有關(guān)規(guī)定，2023年檔案移交工作已經(jīng)啟動(dòng)，請(qǐng)各部門(mén)和單位將2022年產(chǎn)生、2019年-2021年未及時(shí)歸檔的檔案材料規(guī)范整理，及時(shí)移交學(xué)校檔案室。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

（一）職能部門(mén)日常檔案

1、2022年1月1日至2022年12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、基建、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、防疫衛(wèi)生等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔，歸檔范圍參照《河南工程學(xué)院歸檔單位文件材料收集歸檔范圍及保管期限表》（詳見(jiàn)校辦主頁(yè)）。

2、歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和對(duì)應(yīng)的電子文本（掃描件、電子稿、照片、光盤(pán)、磁盤(pán)等）。

3、各單位獲得的校外獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、各種專(zhuān)業(yè)及文娛賽事等（省級(jí)及以上），校際交流中具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案等。

（二）教學(xué)單位日常檔案

1、2022屆畢業(yè)生的成績(jī)單（含封面、目錄、蓋過(guò)各級(jí)公章的成績(jī)單、電子掃描件、Excel目錄）；

2、2022屆畢業(yè)生的學(xué)籍卡（大學(xué)期間獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍異動(dòng)情況、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、輔導(dǎo)員等填寫(xiě)完整）；

3、2022屆畢業(yè)生的畢業(yè)證/學(xué)位證發(fā)放簽字表；

4、2022屆畢業(yè)班級(jí)/學(xué)院合影；

5、2020屆畢業(yè)生就業(yè)系統(tǒng)信息匯總表（2022屆就業(yè)信息兩年擇業(yè)期滿(mǎn)后移交）；

6、院屬省級(jí)以上教師、學(xué)生獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌照片/掃描件，學(xué)院獲獎(jiǎng)移交原件；

7、聯(lián)合辦學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地、產(chǎn)學(xué)研等各類(lèi)協(xié)議合同原件及掃描件；

8、省級(jí)及以上重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、重點(diǎn)課程、特色專(zhuān)業(yè)、精品課程、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、教學(xué)名師、教學(xué)實(shí)驗(yàn)示范中心等的申報(bào)、批準(zhǔn)材料（含對(duì)應(yīng)電子文本）。

9、疫情原因，2019屆、2020屆、2021屆未及時(shí)歸檔的各類(lèi)學(xué)籍檔案（見(jiàn)附表）。

（三）新冠肺炎疫情檔案

各部門(mén)和單位在疫情防控中產(chǎn)生的有歷史價(jià)值的檔案材料，包括重要文件、圖片、實(shí)物等。

二、檔案移交

（一）歸檔驗(yàn)收

1、規(guī)范整理材料。移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：統(tǒng)一牛皮紙封面封底，標(biāo)準(zhǔn)目錄，標(biāo)注頁(yè)碼（從目錄結(jié)束后有字頁(yè)右上角開(kāi)始鉛筆標(biāo)），封底備考表標(biāo)注歸檔責(zé)任人，移交的各種材料請(qǐng)附上電子文檔。

2、材料掃描要求。為保障檔案信息安全，掃描過(guò)程務(wù)必在各部門(mén)檔案室進(jìn)行，數(shù)字化外包要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》執(zhí)行，請(qǐng)切勿用相機(jī)、手機(jī)等拍照。掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi；如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi。存儲(chǔ)格式JPEG或PDF。掃描后的圖像要求端正、清晰、完整、無(wú)黑邊、無(wú)污漬、不影響圖像的利用。不符合要求的要退回歸檔部門(mén)返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)檔案存有各種電子文本的，不必?cái)?shù)字化掃描。

3、嚴(yán)格移交手續(xù)。歸檔部門(mén)移交檔案材料時(shí)請(qǐng)出具一式二份檔案移交清單，雙方簽字后各留一份備查。移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，其對(duì)應(yīng)檔案材料電子版、歸檔目錄電子版一并移交，各類(lèi)電子版請(qǐng)務(wù)必發(fā)送至辦公郵箱：gcxydag@haue.edu.cn。

（二）時(shí)間要求

學(xué)校黨政管理部門(mén)、教學(xué)部門(mén)和需按教學(xué)年度歸檔的部門(mén)，請(qǐng)于4月底前移交上一年度的歸檔材料。

科研、基建項(xiàng)目和專(zhuān)題性、成套性的檔案材料,在項(xiàng)目完成并通過(guò)鑒定驗(yàn)收后的2個(gè)月內(nèi)歸檔。其它檔案的歸檔時(shí)間按有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。

（三）紀(jì)律要求

逾期不能移交，請(qǐng)交付檔案遺失清單，并加蓋部門(mén)公章。學(xué)校對(duì)不能按時(shí)移交檔案或在檔案管理中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象的部門(mén)，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定處理。

三、聯(lián)系方式

在文件材料歸檔過(guò)程中，如有疑問(wèn)或需調(diào)整歸檔時(shí)間，請(qǐng)及時(shí)與檔案室聯(lián)系，我們將努力幫助您解決遇到的各類(lèi)問(wèn)題，以確保歸檔材料的齊全、完整和規(guī)范。

聯(lián)系人：金老師；

電  話(huà)：62509009;

移交地點(diǎn)：西區(qū)圖書(shū)館五樓東檔案館。

                                  河南工程學(xué)院

                                   校長(zhǎng)辦公室

                                 2023年3月2日